einen Sachbearbeiter/ Assistenz (m/w/d)

Ihre Position

Assistenz für das Team Gebäude und Freiflächen

• Teaminterne und teamexterne Terminvereinbarungen
  

• Anfertigen von Schriftstücken
• Entgegennahme von Telefongesprächen
  
• Diensteinteilung und Überwachung der Diensteinteilung Hallenwarte zur Betreuung der Veranstaltung vor Ort
  
• Bearbeitung der Ausgangspost
  
• Ausgabe und Entgegennahme der Schlüssel (Objekte des Teams Gebäude und Freiflächen)
  
• Erstellen von Projektakten
  
• Ablagetätigkeit
• Pflege der teamspezifischen Nachschlagewerke und Listen
  
• Entgegennahme und Weiterleitung von Hausmeisteraufträgen
  
• Schließzeitenverlängerung
  
• Emailverteilung der allgemeinen Emailadresse
  
• Siegelverwaltung
• Unterstützung bei der Teamorganisation und Koordination der Teamstruktur
  
• Protokollführung

• Unterstützung bei der Durchführung von Kostenermittlungen im Zusammenhang mit der Vergabe von Reinigungsaufträgen
  
• Unterstützung bei der Erstellung von Ausschreibungsunterlagen/Leistungsverzeichnisse für europaweite Ausschreibungen
  
• Absprache/Koordination und Überwachung von Reinigungsterminen (Unterhalts-, Grund- und Glasreinigungen sowie Sonderreinigungen) mit dem Gebäudereiniger sowie dem Personal der entsprechenden Einrichtung und den Eigenbetrieben
  
• Qualitätsmanagement für Reinigungsleistungen, Beschwerdemanagement
  
• Veranlassung von Nacharbeiten bei mangelhaft durchgeführten Reinigungsarbeiten
  
• Bearbeitung von Regressansprüchen/Kostenerstattungen
  
• Überprüfung und Anweisung von Rechnungen einschließlich Abklärung damit zusammenhängenden Rückfragen
  

Ihr Profil

• Sie haben die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten (m/w/d) erfolgreich absolviert oder besitzen eine vergleichbare Qualifikation
  

• Sie verfügen über eine hohe Sozialkompetenz, Kommunikationsstärke und ausgeprägte Serviceorientierung
• Sie überzeugen durch eine selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, Belastbarkeit, Flexibilität und Verantwortungsbewusstsein
  

• Gute MS-Office-Kenntnisse runden Ihr Profil ab
  

Unser Angebot

• Wir bieten Ihnen ein interessantes und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem motivierten Team in einer freundlichen und wertschätzenden Atmosphäre
  

• Die Stelle ist unbefristet in Vollzeit zu besetzen (39 Wochenstunden) mit einer Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrages öffentlicher Dienst (TVöD). Die Stelle ist grundsätzlich teilbar
• Die Teamentwicklung wird gezielt gefördert durch einen regelmäßigen fachlichen Austausch, Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Mitarbeitende zu fördern ist für uns keine Frage des Alters oder der Position: Sie werden in allen Stufen Ihres Berufslebens durch gezielte Fortbildungs- und Qualifizierungsmöglichkeiten unterstützt
• Sie finden bei uns zahlreiche Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben- wir sind zertifiziert als familienfreundlicher Arbeitgeber
• Wir bieten Ihnen flexible Arbeitszeiten (ohne Kernarbeitszeit von 06 Uhr bis 19 Uhr) im Rahmen der Gleitzeitregelung und eine betriebliche Altersvorsorge